招商会的成功举办，不仅对企业的市场发展起到决定性作用，更对未来的市场发展引起铺路的关键性要素之一，而招商会的招商主要有两大目的，一是迅速聚集企业市场发展的资金流，二是建立产品流通渠道，而这二大招商目的却又根据不同的区域市场选择不同的场合与招商目的的不同而相对改变。因此，招商不仅是因为招商而招商，更是因招商而打开市场的被动局面，为接下来的市场有效的、顺利的拓展创造了机会。对于招商会的大小一般来说可分为大型招商会、中型招商会和小型招商会，根据区域的不同又可分为全国性招商会、省级招商会、区域招商会和终端招商会，而对于招商会筹备的时间来说又有所不同，即大型招商会的筹备时间一般需要一个月左右，中型招商会的筹备时间一般需要20天左右，小型招商会的筹备时间一般需要10天左右，筹备的时间和相关物料、人员安排、课程的协调准确到位却又直接关系到会议的质量和会议的效果，因此，前期会议的筹备对于一场招商会意义深远而且不得出现任何的马虎因素。
一、确定会议的时间、地点、主题
对于会议的时间、地点、主题的确定是整个会议筹备活动的开始，只有有效的确定时间、地点、主题才可以为接下来的一系列筹备活动做到有备无患。
会议的时间一般选择公众休息日为*佳的会议时间，也可根据参会对象的工作性质不同而作出适当的调整，如逢国庆节假日则已节假日或前后几天的时间为会议的*佳时间，一可以借助节假日推出相关节日优惠促销政策，二可以利用节假日邀约更多的意向客户参与，三可以借助节假日广泛的宣传公司与加盟店的指导思想和企业文化，加深意向客户对公司和加盟店的了解程度。
会议的地点则可根据会议的大小选择不同的酒店、度假山庄、会所或更适合会议举办的场所来量身定做，会议的地点在选择的同时应适当的考虑参会客户的行程路线及与营业场所的距离，其次会议的地点必须选择安静、安全及相关设施配备是否齐全来进行全方位的考虑，相关设施配备主要考虑音响、灯光和整体的会议室格局，会议室的格局情况主要为了方便会场的布置来进行，如会议需要安排住宿，则还必须考虑会议地点的房间是否附合参会人员的全部入住情况，当然，会议的地点还需考虑整体会议的支出费用控制来进行选择会议地点的豪华程度。
会议的主题则是整个会议的灵魂所在，会议的主题在确定之前应首先考虑会议的目的和招开会议的意义，大型或中型会议主题一般可以分为商务洽谈会、商务研讨会、区域联盟会等，小型会议主题则一般可分为事业说明会、产品分享会、美容保健沙龙会等，会议主题也可根据会议的形式不同制定不同的会议主题，总体来说会议主题主要是为了参会人员能够简明扼要的清楚、明白此次会议的目的和会议的形式，同时会议的主题要鲜明、具体，主次分明。
二、客户对象的邀约、会议形式及相关促销政策的制定
会议的主体是人，客户对象的落实及具体参会人员的确定也同时影响到会议的质量，也会影响到在选择会议地点的落实，因此，客户对象邀约的成功与否是会议成败的关键，客户对象可分为准客户和意向客户两种，即确定签约客户和有意向了解或准备了解的客户，在邀约客户的前期应首先对邀约客户进行全面的了解，主要从工作性质、兴趣爱好、区域范围、社会关系和家庭情况是否附合本行业的需求来进行，并详细列出重点邀约客户名单和非重点邀约客户名单两种，逐一落实，做好了这点，就对接下来的业务跟踪打好了良好的基础。
形式可以多样性，也可以灵活性，不会的会议形式将起到不同的会议效果，在选择会议形式的时候，应从会议的主题和会议地点的不同来进行相应的变化，从会议特征来分可分为娱乐形式、家庭聚会形式、产品演示形式、现场**形式、新品推广等，从会议的布置来分又可分为圆桌式、课堂式、宴会式和旅游式等，其中也可穿插部份互动游戏来调节会场气氛，加深与客户之间的友谊。
每一场会议的召开必须制定相关的促销政策，以达到和促进签约的目的，会议促销政策的制定是一项比较关键也是比较具体的工作，在考虑客户消费水平的同时，还需考虑成本的核算，同时促销政策的制定还需考虑促销力度和客户接受程度来进行权衡，在行业里，促销政策比较实用也是比较常用的是产品买一送一或者在规定的时间内降低折扣来达到促销的目的，如果选择此类作为促销的政策，再选择赠品的时候千万不要选择热销产品来作为赠品赠送，如是新产品的推广则考虑以新产品作为赠品，其原因有：一是**时间可以让客户了解产品的效果和作用，二是加深客户对新产品的认识，三是满足客户对新品的好奇心理，但值得注意的是，新品作为赠品必须适可而止，反之则会达到适得其反的效果。
三、会议物料的采购、宣传品的制作、人员和课程的安排
会议物料的采购和宣传品的制作是会议筹备的其中一部份，而采购物料的数量也直接跟会议的大小相关，此项工作必须要专门的采购工作人员采购，在采购时，根据会议的大小详细列出需采购物料的清单以便在采购时心中有数，具体来说，会议物料的采购一般需采购一定的数量的鲜花、胸花、签到本(也可制作)、签到笔、礼仪授带及相关的工具，如订书机、双面胶、透明胶、泡沫胶、剪刀等，在宣传品的制作方面，必须由专业的设计师设计，在设计时，首先对会议地点的场所进行详细的了解和规划后，方可进行一系列的设计工作，宣传品制作一般需制作易拉宝或S展架、舞台背景画、会议主题条幅(如有会议副主题则还需制作副主题条幅)，必要时还可根据会议需要制作相关海报，如产品海报、企业形象海报、会议宣传海报和优惠促销政策海报等，以增加会场的气氛和让客户更多的了解公司的企业实力和展现企业的文化。
会议人员和课程的合理安排，是保障会议有序进行的基础，在人员安排上，注意做到用适合的人才放在适合的工作岗位上，这样工作起来才不会致于在会议的执行过程中出现不必要的工作失误，且每场会议必需设立总负责人一名，主要负责整个会议的实施和监督各项工作的进行情况，保障会议的顺利进行，其次，总负责人必需要有强烈的责任心和果断的判断力，对会议组织、执行和协调方面要有丰富的实战经验，一般总负责人均由企业老总或加盟店老板担任比较适合，其余工作人员一般由主持人、接待人员、礼仪人员、音响和灯光工作人员、后勤保障人员、安全保卫人员组成，如在会议中穿插节目表演，则还需设立节目跟踪、编排、落实、协调工作人员一名，在执行过程中，可因现场的具体情况对工作人员进行适当的调整。在课程安排上，根据会议的主题和消费者需求进行有效的安排，课程内容需具有实用性、合理性和广泛性，且在课程的时间上合理运用与配合，在现阶段的课程安排上，主要着重于设置课程为公司实力与背景的剖析、市场与行业的分解、产品系列功效和运用的讲授和市场运作制度的讲解，其中还可增加心态的调整与激励、店务的管理与运作、销售的技巧与团队的管理等相关课程。
四、会议的执行
计划不如变化快，对于每一场会议来说，前期的合理统筹与安排只是整体会议的参考，在会议的执行过程中，往往会出现这样或那样的突发事件的发生，甚至有可能完全打破原有的计划和前期的统筹与安排，当类次事件发生的时候，对于一个执行者来说是一次重大的考验，也是考查执行者工作态度和决策能力的开始，同时也是考验执行者在细节的观察能力和协调能力。会议的执行是一件繁重的工作，也是一件繁锁的工作，只有沉着、冷静、果断才能在执行的过程中贯彻整个会议的始终。
五、会议的后期跟进和评估
俗话说打江山容易守江山难，在会议成功举办上也不例外，整体会议的顺利结束只能证明成功了一半，会议的后期市场跟进的好与坏才是整个会议的关键，因为在上面有说到招商的目的之一就有一条是迅速聚集企业市场发展的资金流，因此，快速回笼市场业绩，跟进市场的签约情况才是重中之重，在客户的后期跟进上，电话的再次沟通与跟进是快速回笼市场业绩的手段，这是一个长时间的跟进过程，同时也是企业与市场体现诚信合作与企业售后服务态度的基础。
而会议的评估则是总结此次会议利与弊，为以后的会议总结经验与教训，同时对此次会议的成果进行一次评估，因此，评估会议就像是对一次会议好与坏的总体宣判。它直接关系到企业的生存和以后会议开展的质量，因此，对会议的评估形象来说就是给自己在会议统筹和执行过程中的一次打分。
人无完人，树无完树，在举办会议的过程中，不断的求索、不断的创新、不断的总结才能使会议的成功举办一次比一次完美，一次比一次成功!
